Поставщики традиционных ERP-систем определяют различные роли для анализа бизнес-процессов: менеджеры проектов, младшие бизнес-аналитики, старшие бизнес-аналитики, тестировщики, тренеры и т.д. Но «слишком много поваров портят бульон!» («У семи нянек дитя без глазу»).

Принятие правильного решения требует баланса между конкретными бизнес-потребностями и существующими функциями продукта. Если роль бизнес-аналитика (понимающего процессы) и эксперта по продукту (знающего функционал) разделены – решения становятся неоптимальными.

Odoo намного проще в использовании, чем традиционные ERP-системы. Это позволяет одному человеку знать как бизнес, так и продукт – то, что конкурентам не под силу.

Руководитель проекта является основным лицом, принимающим решения в проекте. В Odoo Руководитель проекта сочетает в себе несколько ролей одновременно: менеджер проекта, бизнес-аналитик, эксперт по продукту.

Как менеджер проекта, Руководитель:

• планирует и контролирует этапы проекта, обеспечивая соблюдение сроков;

• фокусируется на главных целях, отсекая второстепенные задачи;

• вовлекает SPoC (Single Point of Contact - единая точка контакта) в проект;

• оптимизирует ресурсы и прогнозирует риски.

Как бизнес-аналитик и эксперт по продукту, Руководитель:

• определяет оптимальный способ реализации требований, используя стандартный функционал Odoo;

• критически оценивает запросы клиента, управляя ожиданиями и предлагая альтернативы;

• настраивает систему Odoo под бизнес-процессы без лишних доработок;

• организует миграцию данных, обеспечивая их целостность;

• составляет ТЗ для разработки (только если кастомизации неизбежны).

Клиент видит в Руководителе проекта единого ответственного эксперта – от постановки задач до финального запуска. Это cокращает бюрократию (не нужно согласовывать каждое решение с аналитиками, тестировщиками и т.д.), повышает доверие, так как клиент взаимодействует с одним специалистом, глубоко понимающим и его бизнес, и продукт. Даже если клиент изначально ожидает «классического» разделения ролей, после запуска он оценит эффективность нашего подхода.

В более крупных проектах или в организациях со сложной структурой подразделений, помимо Руководителя проекта, назначается Директор проекта. В то время как Руководитель проекта сосредотачивается на внедрении, Директор проекта презентует проект, согласовывает ожидания топ-менеджмента клиента, и осуществляет общий контроль.

Его роль заключается в том, чтобы держать в курсе лиц, принимающих решения, и поддерживать их приверженность проекту:

• отчитываться перед руководящим комитетом о ходе проекта;

• отслеживать эффективность проекта (сроки, бюджет, достижение целей);

• устранение неэффективности – анализ проблем как со стороны клиента, так и исполнителя, и предложение корректирующих мер.

В отличие от руководителя проекта, директор проекта не работает над проектом полный рабочий день, но контролирует его с начала и до конца. На небольших проектах эту роль обычно выполняет непосредственно руководитель проекта.

У нас была миссия развернуть ERP-систему полного цикла для более чем 3000 пользователей в крупной публичной компании, находящейся в сложном процессе слияния.

Мы начали внедрение, следуя их методу управления проектом. Так как они были опытной сервисной компанией, они хотели научить нас, как делать дела. Но спустя несколько месяцев проект начал срываться.

Я предложил новый подход руководящему комитету, который больше соответствовал нашей методологии. Мы изменили методы, следуя «Odoo way»:

• работать через SPoC и проведение еженедельной демонстрации (только один человек принимает решения, больше нет комитета);

• оспаривать каждый запрос, чтобы увидеть, можно ли его отклонить или выполнить другим способом (использовать стандартные возможности системы как можно больше);

• говорить «Нет!» нерациональным, требующим много времени запросам;

• прямо взаимодействовать с лицами, принимающими решения, минуя длинные цепочки согласований (сокращение времени на валидацию).

Сначала заказчик был разочарован (в конце концов, мы, молодая команда, бросили вызов тому, как крупная и опытная компания управляет проектами), но по мере продвижения проекта руководители были очень довольны, и мы уложились в сроки!

– Грегуар, директор проекта, Odoo BE

В Odoo для каждого из ключевых приложений (Финансы, Склад, Маркетинг, Производство и Веб-сайт) – назначается специалист, который лучше всего разбирается в этом приложении и выполняет роль Эксперта по данному приложению (Odoo App Expert).

Эксперты по приложениям не входят в состав проектных команд. Они занимаются независимой оценкой проектов, работая со всеми проектами компании одновременно. Помимо помощи бизнес-аналитикам в решении сложных задач, их цель – уменьшить объем кастомизации в проектах. Для этого они анализируют окупаемость инвестиций (ROI), предлагая решения на основе стандартных функций, оспаривая разделение на «обязательные» и «желательные» функции, порядок их внедрения, и обеспечивают, чтобы мы не разрабатывали то, что на самом деле не является необходимым.

Не все проекты требуют участия разработчиков. Большинство небольших компаний (менее 50 пользователей) используют Odoo в стандартной комплектации и не нуждаются в кастомизации. Разработчики необходимы только в том случае, если стандартный функционал не удовлетворяет потребностям бизнеса.

Чтобы сделать внедрение максимально быстрым, простым и экономичным, нам нужно иметь надежного союзника на стороне заказчика. Для этого Руководитель проекта Odoo должен взаимодействовать с равнозначным по компетенциям специалистом со стороны заказчика.

Как менеджер проекта, SPoC тесно взаимодействует с Руководителем проекта Odoo, выполняя следующие задачи:

• контроль сроков и бюджета проекта;

• внедрение изменений среди сотрудников (Change Management – убеждение конечных пользователей в ценности системы);

• согласование плана проекта с приоритетами и ограничениями компании (стратегические цели, ресурсы, сроки).

Как «ключевой пользователь», SPoC полностью погружается в проект и осуществляет:

• сбор и анализ требований всех подразделений компании;

• обучение сотрудников при поддержке Руководителя проекта (лучший тренер – коллега, знающий внутренние процессы);

• становится внутренним экспертом по Odoo и оказывает первичную поддержку сотрудникам после запуска.

SPoC отвечает за успех проекта вместе с Руководителем проекта. Поэтому SPoC должен:

• располагать достаточным временем для участия в проекте;

• иметь полномочия принимать решения.

На крупных проектах могут быть определены дополнительные роли:

• руководящий комитет: комитет (состоящий из лиц, принимающих решения на стороне заказчика, и директора проекта Odoo), который определяет приоритеты проекта, методологию и отслеживает его успех;

• ключевые пользователи: помимо SPoC, ключевые пользователи выступают в роли экспертов в своей конкретной области и помогают SPoC определять требования. Они также тестируют и проверяют результаты работы;

• спонсоры: обычно это генеральный директор или финансовый директор, который финансирует проект и имеет стратегические цели высокого уровня. Они обычно также входят в состав Руководящего комитета.

Два года назад я начал два проекта с двумя производственными компаниями, у которых были похожие процессы и которыми владел один и тот же человек. В начале проекта у нас было два контактных лица (SPoC): первый – операционный менеджер одной из компаний, а второй – генеральный директор группы.

Первое внедрение прошло отлично. За несколько месяцев мы полностью внедрили Odoo. Это произошло благодаря хорошему сотрудничеству с SPoC. Наоборот, второе внедрение было крайне сложным из-за недоступности генерального директора (который выступал в роли SPoC).

Мы решили назначить новое контактное лицо, но генеральный директор не доверял этому новому человеку. Каждое решение должно было быть утверждено генеральным директором, что добавляло дни к процессу. Обсуждения с новым SPoC проходили хорошо, но у него не было достаточных полномочий. Проект превратился в кошмар, и потребовались месяцы для реализации первой фазы.

После первого этапа, мы решили снова сменить SPoC. Ответственный за внедрение в первой компании взял на себя ответственность за внедрение во второй компании для последующих фаз. Генеральный директор доверял его решениям, и дополнительное утверждение не требовалось. Дела начали двигаться гораздо быстрее. Просто улучшив процесс принятия решений, мы значительно повысили эффективность.

– Бенджамин, Руководитель проекта, Odoo BE

В компании C.E. Info Systems Private Limited проект охватил 133 пользователя Odoo.

Антуан работает в команде с клиентом в Катаре.